Wer hat den Beamer? Und wer bestellt die Flyer nach?
Zwei Aufgaben, die in fast jeder Organisation an einer Excel-Tabelle und einer E-Mail-Adresse hängen: Dinge ausleihen und Dinge intern bestellen. itegon macht daraus je einen nachvollziehbaren Ablauf, mit Verfügbarkeitsanzeige, Bestandsübersicht und Genehmigungsweg.
Belegungsübersicht mit Demodaten.
Zwei vergleichbare Aufgaben, ein System
Verleih und interne Bestellung sind ähnliche Vorgänge aus zwei Richtungen: Etwas geht aus dem Bestand heraus, und es muss nachvollziehbar bleiben, wo es geblieben ist. Wer beides in einem System führt, pflegt Personen, Abteilungen, Standorte und Berechtigungen einmal statt zweimal.
Verleih: Ressourcen und Räume
Laptops, Projektoren, Kameras, Messtechnik, Werkzeuge, Fahrzeuge, Räume: Ihre Mitarbeitenden und Kunden reservieren und leihen eigenständig aus, ohne Abstimmung per E-Mail oder Telefon. Die Verfügbarkeitsanzeige zeigt sofort, ob eine Ressource im Bestand ist oder bereits vergeben. Das spart der ausgebenden Stelle nicht nur Zeit, sondern Personalkapazität.
Bestellung: Shop für innen und außen
Über die Shop- und Bestellfunktion bestellen Mitarbeitende und registrierte externe Kund:innen direkt online: Getränke und Snacks für Abteilungen, Catering für interne Feiern, Meetings und Veranstaltungen, Material bei anderen Abteilungen wie Flyer, Büromaterial, Give-aways und Werbemittel. Mit Genehmigungsweg und Verrechnung über Kostenstellen.
Transparenz für beide Seiten
Wer bestellt oder ausleiht, sieht jederzeit den Status seines Vorgangs und findet seine früheren Bestellungen wieder. Das ist kein Nebenmerkmal: Die meisten Rückfragen an eine ausgebende Stelle sind Statusfragen. Wer sie selbst beantworten kann, fragt nicht nach.
Und die ehrliche Einschränkung
Wenn Sie nur eines von beiden brauchen, bekommen Sie auch nur das. Sie zahlen nicht für ein Modul, das Sie nicht einsetzen.
Kennen Sie das?
Solange es überschaubar bleibt, genügt eine Liste. Danach nicht mehr:
- Der Beamer ist weg, und niemand weiß, wer ihn zuletzt hatte
- Reservierungen laufen über eine Person, die auch mal Urlaub hat
- Zwei Abteilungen haben denselben Raum für denselben Termin gebucht
- Bestellungen kommen als formlose E-Mail und werden von Hand übertragen
- Wer eine Bestellung freigeben muss, erfährt es zufällig
- Am Jahresende weiß niemand, wie viel wofür ausgegeben wurde
- Prüftermine und Wartungen werden übersehen
… und jede Rückfrage kostet die verwaltende Stelle Zeit, die sie nicht hat.
Was itegon übernimmt
Selbstständige Reservierung
Nutzende buchen eigenständig, rund um die Uhr. Die Verfügbarkeitsanzeige zeigt sofort, ob eine Ressource im Bestand oder vergeben ist.
Bestand und Standort
Zentrale Übersicht über alle Gegenstände mit Status, auch über mehrere Standorte oder Ausgabestellen hinweg.
Ausgabe, Rückgabe, Nachverfolgung
Wer hat was seit wann, was ist überfällig, was ist zurück. Dokumentiert statt erinnert.
Bestellung mit Genehmigungsweg
Bestellungen durchlaufen die von Ihnen festgelegte Freigabe, bevor sie bei der ausgebenden Stelle ankommen.
Kostenstellen und mehrere Lager
Interne Verrechnung über Kostenstellen, unterschiedliche Standorte und Zuständigkeiten, mehrere Warenkörbe mit Preisvarianten.
Prüftermine im Blick (in Vorbereitung)
Wer Geräte verleiht, verleiht auch Prüfpflichten mit: DGUV V3 an elektrischen Betriebsmitteln, Kalibrierfristen an Messtechnik, UVV und HU / AU bei Fahrzeugen. Geplant ist deshalb eine Prüfverwaltung je Gegenstand: durchgeführte Prüfung, nächste Fälligkeit, Art der Prüfung und das hinterlegte Prüfdokument, dazu eine Terminliste für die Verantwortlichen.
Status und Historie, jederzeit einsehbar
Ihre Nutzenden sehen selbst, wo ihre Bestellung steht: eingegangen, freigegeben, in Bearbeitung, ausgegeben. Und sie finden ihre früheren Bestellungen und Ausleihen wieder: was wurde wann bestellt, in welcher Menge, von wem freigegeben. Das erspart der ausgebenden Stelle die meisten Rückfragen, denn die häufigste lautet „Ist meine Bestellung eigentlich angekommen?“
Statistik und Reporting
Wer bestellt was, wie oft und in welchen Mengen, als Grundlage für Einkauf und Budget.
Beide Seiten, konkret
Diese Seite hat zwei Themen. Links der Verleih, rechts das interne Bestellwesen. Fünf Ansichten aus der Demoversion.
Abbildungen aus der Demoversion mit Beispieldaten. Zum Vergrößern anklicken. Jede Installation trägt Logo und Farben der jeweiligen Einrichtung. Ihre sieht anders aus.
Sie sprechen mit dem, der es gebaut hat
Hinter itegon steht eine Person: ich, Egon Flindt. Im Alltag heißt das kurze Wege statt Ticketnummer. Und es heißt, dass Sie sich zu Recht fragen, was passiert, wenn ich ausfalle. Drei Zusagen, die diese Frage entschärfen, und zwar nachprüfbar:
Ihre Daten gehören Ihnen
Vollständiger Export in offenen Formaten, jederzeit, ohne Zusatzkosten. Kein Lock-in.
Der Betrieb hängt nicht an mir
Ihr Portal läuft im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland mit eigenem Monitoring und Backup.
Nachweisbare Langlebigkeit
2007 implementierte Systeme laufen noch immer produktiv. Gerne vermittle ich Kontakte zu langjährigen Kunden.
Häufige Fragen
Können wir nur das Verleihsystem einsetzen, ohne das Bestellwesen?
Ja. Beide Module sind einzeln nutzbar; das jeweils andere lässt sich später ergänzen.
Lassen sich Ausleihen mit Barcode oder QR-Code erfassen?
Ja. Ausgabe und Rückgabe lassen sich per Barcode oder QR-Code erfassen. Das ist der Unterschied zwischen einem gepflegten und einem theoretischen Bestand, sobald mehr als ein paar Dutzend Gegenstände im Umlauf sind.
Gibt es Erinnerungen bei überfälligen Rückgaben?
Ja, und zwar auf beiden Seiten: In der Verwaltungsliste sehen Sie sofort, was überfällig ist, und die ausleihende Person wird per E-Mail an die Rückgabe erinnert. Das erledigt genau die Nachfassarbeit, die sonst täglich an der ausgebenden Stelle hängen bleibt.
Können Räume und Geräte gemeinsam gebucht werden?
Ja. Seminarraum, Beamer und Moderationskoffer lassen sich in einem Vorgang buchen. Im System bleiben es aber getrennte Buchungen, und das ist Absicht: Der Raum ist um 16 Uhr wieder frei, der Beamer kommt erst am nächsten Morgen zurück. Wäre alles ein einziger Vorgang, müsste die Rückgabe entweder zu früh oder zu spät erfolgen.
Gibt es eine Prüfterminverwaltung für DGUV V3 und ähnliche Nachweise?
In Vorbereitung. Geplant ist eine Prüfverwaltung je Gegenstand: wann wurde geprüft, wann ist die nächste Prüfung fällig, um welche Prüfung handelt es sich, und das offizielle Prüfdokument dazu hinterlegt. Die Verantwortlichen bekommen eine Liste der anstehenden Termine. Gedacht ist das für DGUV V3 an ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmitteln, für UVV-Prüfungen, für Kalibrierfristen an Messtechnik und für Haupt- und Abgasuntersuchung bei Fahrzeugen.
Was möchten Sie in den Griff bekommen?
Schreiben Sie mir kurz, ob es um Verleih, um interne Bestellungen oder um beides geht, und um wie viele Gegenstände oder Bestellstellen.