Wenn Ihr BGF wächst, aber Ihre Ressourcen nicht
Ein Buchungsportal für Ihre Gesundheitsangebote, das bewusst getrennt vom Personalsystem arbeitet. Damit Ihre Beschäftigten es tatsächlich nutzen, und Ihr Personalrat von Anfang an mitzieht.
Dieses Video wurde mit künstlicher Intelligenz erzeugt: Die dargestellte Person und ihre Stimme sind synthetisch. 1:14 Minuten.
Bewusst getrennt von Ihrem Personalsystem
Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert. Beschäftigte nehmen Angebote nur dann wahr, wenn sicher ist, dass Personalabteilung und Vorgesetzte nicht mitlesen. Deshalb ist itegon ein eigenständiges Portal, und keine Erweiterung Ihrer HR-Software.
Höhere Beteiligung
Niemand bucht einen Rückenkurs, wenn er vermutet, die Abteilungsleitung sieht es. Die Trennung entscheidet darüber, ob Ihr Angebot angenommen wird.
Auch ohne Dienstpostfach
Die Anmeldung ist mit privater E-Mail-Adresse möglich. So erreichen Sie Pflege, Produktion und Schichtbetrieb, genau die Gruppen, die HR-integrierte Systeme technisch ausschließen.
Schnellere Einführung
Personalrat und Datenschutzbeauftragte blockieren BGM-Projekte häufig monatelang. Hier sind sie ab dem ersten Gespräch auf Ihrer Seite.
Kennen Sie das?
Am Anfang ist ein BGF überschaubar: ein paar Kurse, eine Excel-Liste, ein paar E-Mails. Doch sobald das Interesse steigt, wächst der Aufwand überproportional. Plötzlich müssen Sie
- Anmeldungen koordinieren
- Kursleitende informieren
- Wartelisten managen
- Teilnahmebescheinigungen erstellen
- Evaluationsumfragen versenden
- Absagen und Stornierungen nachhalten
- Auswertungen für die Geschäftsführung erstellen
- DSGVO-Vorgaben zuverlässig einhalten
… und das alles zusätzlich zu Ihren eigentlichen Aufgaben.
Was itegon übernimmt
Aus einem organisatorischen Kraftakt wird ein Ablauf, der für Sie, Ihre Kursleitenden und Ihre Beschäftigten einfach funktioniert.
Rund um die Uhr buchbar
Ihre Beschäftigten buchen selbstständig, am Rechner oder mobil, wann es ihnen passt. Keine Anmeldung per E-Mail oder Telefon mehr.
Warteliste mit einem Klick, bewusst nicht automatisch
Wird ein Platz frei, sehen Sie die Warteliste und rücken mit einem Klick nach. Automatisch geschieht das absichtlich nicht: Kurzfristig kann die nächste Person oft doch nicht, oder sie liest die E-Mail nicht rechtzeitig, dann bleibt der Platz leer, obwohl er vergeben war. Mit der kurzen Rückfrage füllen Sie ihn tatsächlich. Und Sie behalten die Möglichkeit, einen frei gewordenen Platz gezielt zu vergeben.
Referent:innen im Blick
Alle Referent:innen sehen ihre Termine und Teilnehmenden, ohne dass Sie Listen versenden müssen, und können direkt die Anwesenheit der Teilnehmer:innen dokumentieren.
Erinnerungen und Storno
Automatische Erinnerungen senken die Zahl der Nichterscheinenden. Stornofristen legen Sie selbst fest.
Bescheinigungen auf Knopfdruck
Teilnahmebescheinigungen werden erzeugt und bereitgestellt, einzeln oder für einen ganzen Kurs.
Evaluation und Auswertung
Umfragen mit einem Klick, Auswertungen zu Teilnahme und Auslastung jederzeit abrufbar.
Sehen Sie selbst nach
Sie müssen mir nicht glauben, dass das Portal einfach zu bedienen ist. Probieren Sie es aus. Die Demoversion von itegon • BGF steht offen: Umsehen, Angebote durchgehen, Abläufe nachvollziehen, ohne Formular, ohne Registrierung, ohne Vertriebsgespräch als Gegenleistung.
Wenn Sie testweise buchen möchten, legt das System dabei automatisch einen Zugang an, genau wie später bei Ihren Nutzenden, die ihre Buchungen ja auch verwalten können sollen. Diesen Testzugang sieht niemand sonst, und ich lösche ihn nach kurzer Zeit wieder.
Was die Demo nicht zeigt, ist die Verwaltungssicht. Dort liegen die umfangreicheren Funktionen, und die erschließen sich nicht in fünf Minuten allein. Deshalb gehe ich sie in einer Viertelstunde mit Ihnen im Überblick durch und richte Ihnen anschließend gern einen eigenen Administrationszugang ein, den Sie eine Zeit lang in Ruhe ausprobieren können.
Umsehen ohne alles · Kein Vertriebsanruf · Administrationszugang auf Anfrage
Optional dazu, wenn Sie Kapazität sparen wollen
Das Portal funktioniert eigenständig. Die folgenden Leistungen nehmen Ihnen zusätzlich Arbeit ab, wenn Sie sie brauchen, nicht, weil etwas fehlen würde.
Infoseiten im Portal (CMS-Modul)
itegon bringt eine einfache Inhaltsverwaltung mit. Damit legen Sie eigene Seiten im Portal an, etwa zu gesunder Ernährung, zu Sportangeboten oder zu Ansprechpersonen im Gesundheitsmanagement. Angebot und Erklärung stehen dann an derselben Stelle, statt verteilt auf Intranet und Buchungsportal.
DSGVO-Dokumentationspaket
Auftragsverarbeitungsvertrag, Eintrag für Ihr Verarbeitungsverzeichnis, TOM-Dokumentation und Argumentationshilfe für Personalrat und Datenschutzbeauftragte, fertig vorbereitet.
Jahresbericht für Ihre Geschäftsführung
Die Zahlen erzeugen Sie jederzeit selbst. Auf Wunsch mache ich daraus ein vorlagefähiges Dokument: mit Einordnung, Vorjahresvergleich und Handlungsempfehlungen.
Einführungsbegleitung
Kommunikationskonzept für die Belegschaft, Abstimmung mit Personalrat und Datenschutz, Pilotphase und Begleitung der ersten Buchungssaison.
Schulungen
Für Administrator:innen bei der Einführung, für Kursleitende, und als Auffrischung bei Personalwechsel.
Betrieb & Support
Hosting im zertifizierten Rechenzentrum, Monitoring, Backups, alle Updates und persönlicher Support mit zugesagter Reaktionszeit. Der E-Mail-Support richtet sich an Ihre benannten, geschulten Ansprechpersonen. Die dafür nötige Einführungsschulung weise ich Ihnen im ersten Angebot aus, sie ist also von Anfang an eingeplant. Störungsmeldungen sind davon unabhängig jederzeit möglich.
Sie sprechen mit dem, der es gebaut hat
Hinter itegon steht eine Person: ich, Egon Flindt. Im Alltag heißt das kurze Wege statt Ticketnummer. Und es heißt, dass Sie sich zu Recht fragen, was passiert, wenn ich ausfalle. Drei Zusagen, die diese Frage entschärfen, und zwar nachprüfbar:
Ihre Daten gehören Ihnen
Vollständiger Export in offenen Formaten, jederzeit, ohne Zusatzkosten. Kein Lock-in.
Der Betrieb hängt nicht an mir
Ihr Portal läuft im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland mit eigenem Monitoring und Backup.
Nachweisbare Langlebigkeit
2007 implementierte Systeme laufen noch immer produktiv. Gerne vermittle ich Kontakte zu langjährigen Kunden.
Häufige Fragen
Können sich Beschäftigte auch ohne Dienst-E-Mail anmelden?
Ja. Eine private Adresse genügt.
Sieht die Personalabteilung, wer welchen Kurs bucht?
Nur dann, wenn Sie das Portal der Personalabteilung übertragen. Die Buchungsdaten sehen ausschließlich die Personen, die Sie als Verantwortliche für das Portal benennen, niemand sonst, und insbesondere kein Personalsystem im Hintergrund, denn itegon ist damit gar nicht verbunden. Wer Zugriff hat, ist also Ihre Entscheidung und keine technische Vorgabe. In der Praxis bewährt es sich, die Verantwortung außerhalb der Personalabteilung anzusiedeln, beim BGM-Verantwortlichen, beim Betriebsärztlichen Dienst oder bei einer benannten Vertrauensperson. Das ist der Punkt, an dem Personalrat und Datenschutzbeauftragte gewöhnlich zustimmen.
Können wir für andere buchen?
Ja. itegon kennt eine Sekretariatsfunktion: Wer für bestimmte Personen zuständig ist, kann in deren Auftrag buchen und die Buchungen verwalten. Das hilft überall dort, wo nicht alle selbst am Rechner sitzen, in der Pflege, in der Produktion, im Schichtbetrieb. Der Zugriff gilt nur für die jeweils zugeordneten Personen, nicht für die Belegschaft insgesamt.
Wir haben besondere Abläufe. Bauen Sie das ein?
itegon hat über 350 Konfigurationsparameter für Felder, Fristen, Rollen, Kataloge, Berechtigungen und Erscheinungsbild. Damit lässt sich fast alles abbilden, was in diesem Umfeld gebraucht wird. Bei der Inbetriebnahme stelle ich diese Werte so ein, dass das Portal zu Ihren Abläufen passt. Sie selbst müssen keinen einzigen Parameter anfassen. Fehlt danach wirklich eine Funktion, prüfe ich gern, ob sie sich nachrüsten lässt. Kleinere Dinge kommen meist schon mit dem nächsten Update, größeres nach Aufwand und Absprache. Was auch anderen Einrichtungen nützt, wird fester Bestandteil von itegon und dauerhaft mitgepflegt. Bei sehr speziellen Wünschen suche ich lieber einen Weg innerhalb des Produkts. Eine Sonderversion, die nur zu einem einzigen Haus passt, ließe sich auf Dauer nicht mitpflegen, und davon hätten Sie am Ende nichts.
Wie lange dauert die Einführung?
Das Portal steht in der Regel spätestens zwei Wochen nach Beauftragung bereit. Wie lange es bis zum ersten Kurs dauert, entscheidet danach nicht mehr die Technik, sondern Ihr Haus: Freigaben, Abstimmung mit Personalrat und Datenschutz, interne Ankündigung. Darauf habe ich keinen Einfluss, aber ich kann Ihnen die Unterlagen dafür mitgeben, damit diese Schritte nicht an fehlenden Dokumenten hängen.
Läuft das auch auf dem Handy?
Ja, das Portal läuft im Browser des Mobiltelefons, eine App wird nicht benötigt. Für Buchung, Absage und Nachweise reicht das gut aus. Für längeres Arbeiten, etwa in der Verwaltung des Portals, empfehle ich mindestens ein Tablet oder einen größeren Bildschirm.
Was kostet das?
Die wiederkehrenden Kosten beginnen bei 75 € im Monat. Zur Orientierung: Eine Einrichtung mit bis zu 3.500 Mitarbeitenden liegt üblicherweise bei rund 200 € im Monat. Wo Sie genau liegen, hängt davon ab, wie umfangreich Sie itegon einsetzen und wie viele Menschen damit arbeiten. Enthalten sind Betrieb, Hosting, Updates und Support. Einmalige Kosten für Einrichtung und Schulung richten sich nach Ihren Anforderungen. Die nenne ich Ihnen nach einem kurzen Gespräch verbindlich.
Passt das zu Ihren Anforderungen?
Schreiben Sie mir kurz, worum es geht. Ich melde mich innerhalb eines Werktags persönlich, mit einer Einschätzung, nicht mit einem Verkaufsgespräch.