Die Anmeldungen kommen. Die Arbeit auch.
Ein Buchungsportal für Tagungen, Seminare, Kurse und Fortbildungen, von der Eventplanung über Anmeldung und Warteliste bis zur Ticketerstellung, Teilnahmebescheinigung, Statistik und Abrechnung. Entstanden 2007 aus dem Auftrag für eine wissenschaftliche Tagung und seither kontinuierlich weiterentwickelt.
Kundenbereich der Demoversion.
Ein System für alles, was Sie ausschreiben
Die meisten Anbieter sind auf einen Fall spezialisiert: entweder öffentliche Ticketverkäufe oder interne Schulungsverwaltung. Wer beides braucht, betreibt zwei Systeme, und pflegt Personen, Räume und Termine doppelt.
Öffentlich und intern in einem Portal
Sie entscheiden je Veranstaltung: kostenpflichtig oder kostenlos, öffentlich sichtbar oder nur für einen bestimmten Personenkreis, externe Gäste oder eigene Beschäftigte.
Zwei Stufen von Nicht-öffentlich
Manche Veranstaltungen sollen gar nicht auffindbar sein: Die sehen nur Personen, die den Link haben, gedacht für einzelne Firmen, Gruppen oder Personen. Andere dürfen sichtbar sein, aber nicht von jedem gebucht werden: Dafür vergeben Sie Zugangsdaten. Zwischen „für alle“ und „für niemanden“ liegt genau der Bereich, in dem die meisten realen Veranstaltungen stattfinden.
Software und Betrieb aus einer Hand
Auf Wunsch übernehme ich nicht nur das Portal, sondern die Arbeit damit: Einlass, Teilnehmerlisten, Nachweise, Ansprechbarkeit während der Tagung. Das geht vor Ort und, wenn keine Betreuung im Saal nötig ist, ebenso als remote Unterstützung aus der Ferne.
Anpassungen, die dauerhaft gepflegt werden
Über 350 Konfigurationsparameter decken die meisten Sonderfälle ab, ohne dass eine Zeile Code entsteht. Eingestellt werden sie bei der Einrichtung von mir. Fehlt wirklich eine Funktion, bekommen Sie schnell eine Antwort statt eines Verweises auf eine Roadmap. Was auch anderen Einrichtungen nützt, wird fester Bestandteil des Produkts und dauerhaft gepflegt. Bei sehr speziellen Wünschen suche ich lieber einen Weg innerhalb des Produkts, denn eine Sonderversion nur für ein Haus wäre in fünf Jahren nicht mehr aktualisierbar.
Kennen Sie das?
Die erste Veranstaltung lässt sich noch mit einer Excel-Tabelle und einem Sammelpostfach verwalten. Ab der dritten nicht mehr. Dann müssen Sie
- Anmeldungen aus E-Mail, Telefon und Formular zusammenführen
- Wartelisten führen und bei Absagen nachrücken lassen
- Referierende und Räume koordinieren
- Teilnahmebescheinigungen erstellen und versenden
- Rechnungen und Zahlungseingänge nachhalten
- Erinnerungen verschicken, damit Plätze nicht leer bleiben
- Evaluationen auswerten und Nachweise dokumentieren
… und jede kurzfristige Änderung zieht die halbe Liste hinter sich her.
Was itegon übernimmt
Ausschreibung und Darstellung
Veranstaltungen mit Beschreibung, Terminen, Referierenden, Ort und freien Plätzen, im eigenen Erscheinungsbild, mit wenigen Klicks selbst einstellen.
Anmeldung rund um die Uhr
Teilnehmende buchen selbstständig. Das Registrierungsformular passen Sie an Ihre Erfordernisse an.
Warteliste mit einem Klick
Wird ein Platz frei, rücken Sie mit einem Klick nach. Absichtlich nicht automatisch: Bei kurzfristigen Absagen ist die Rückfrage nötig, sonst bleibt der Platz leer, und Sie können ihn gezielt vergeben.
Erinnerungen und Stornofristen
Automatische Terminerinnerungen senken die Zahl der Nichterscheinenden.
Bescheinigungen, Listen, Exporte
Teilnahmebescheinigungen auf Knopfdruck, dazu Teilnehmerlisten und Exportdateien.
Tickets, die zu Namensschildern werden
Die Tickets werden in A4 gedruckt und ergeben gefaltet ein Namensschild in A6. Sie stellen vertikale A6-Lanyards bereit, mehr ist am Einlass nicht vorzubereiten.
Kostenpflichtige Veranstaltungen
Preise, Ermäßigungen und Teilnahmearten hinterlegen, Rechnungen erzeugen, Zahlungsstand nachhalten.
Evaluation, Auswertung, Taskboard
DSGVO-konforme Umfragen, Auslastungsstatistiken und ein Aufgabenboard rund um die Veranstaltung.
So sieht das aus
Vier Ansichten aus der Demoversion, einmal aus Sicht der Teilnehmenden, einmal aus Sicht der Organisation.
Abbildungen aus der Demoversion mit Beispieldaten. Zum Vergrößern anklicken. Jede Installation trägt Logo und Farben der jeweiligen Einrichtung. Ihre sieht anders aus.
Sehen Sie selbst nach
Sie müssen mir nicht glauben, dass das Portal einfach zu bedienen ist. Probieren Sie es aus. Die Demoversion von itegon • Veranstaltungen steht offen: Umsehen, Angebote durchgehen, Abläufe nachvollziehen, ohne Formular, ohne Registrierung, ohne Vertriebsgespräch als Gegenleistung.
Wenn Sie testweise buchen möchten, legt das System dabei automatisch einen Zugang an, genau wie später bei Ihren Nutzenden, die ihre Buchungen ja auch verwalten können sollen. Diesen Testzugang sieht niemand sonst, und ich lösche ihn nach kurzer Zeit wieder.
Was die Demo nicht zeigt, ist die Verwaltungssicht. Dort liegen die umfangreicheren Funktionen, und die erschließen sich nicht in fünf Minuten allein. Deshalb gehe ich sie in einer Viertelstunde mit Ihnen im Überblick durch und richte Ihnen anschließend gern einen eigenen Administrationszugang ein, den Sie eine Zeit lang in Ruhe ausprobieren können.
Umsehen ohne alles · Kein Vertriebsanruf · Administrationszugang auf Anfrage
Sie sprechen mit dem, der es gebaut hat
Hinter itegon steht eine Person: ich, Egon Flindt. Im Alltag heißt das kurze Wege statt Ticketnummer. Und es heißt, dass Sie sich zu Recht fragen, was passiert, wenn ich ausfalle. Drei Zusagen, die diese Frage entschärfen, und zwar nachprüfbar:
Ihre Daten gehören Ihnen
Vollständiger Export in offenen Formaten, jederzeit, ohne Zusatzkosten. Kein Lock-in.
Der Betrieb hängt nicht an mir
Ihr Portal läuft im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland mit eigenem Monitoring und Backup.
Nachweisbare Langlebigkeit
2007 implementierte Systeme laufen noch immer produktiv. Gerne vermittle ich Kontakte zu langjährigen Kunden.
Häufige Fragen
Können wir kostenpflichtige und kostenlose Veranstaltungen im selben Portal anbieten?
Ja. Sie entscheiden das je Veranstaltung, ebenso ob sie öffentlich sichtbar ist oder nur für einen bestimmten Personenkreis.
Lässt sich das Portal an unser Erscheinungsbild anpassen?
Ja, und Sie haben damit keine Arbeit: Ich nehme Farben und Logo von Ihrer Website und richte das Portal entsprechend ein. Kein Konfigurationsdialog, kein Gestaltungsauftrag an Dritte.
Ist das barrierefrei?
Ehrliche Antwort: Das Portal erfüllt derzeit nicht in allen Punkten die Stufe AA der WCAG 2.1, und ich behaupte das auch nicht. Die Oberfläche wird laufend angepasst und optimiert. Geprüft und nachgebessert werden die wesentlichen Punkte derzeit mit dem Prüfwerkzeug WAVE: Kontraste, Alternativtexte, Überschriftengliederung und Bedienbarkeit per Tastatur. Wenn WCAG 2.1 AA bei Ihnen Vergabebedingung ist, sage ich Ihnen das lieber jetzt als nach drei Gesprächen.
Gibt es Namensschilder und Einlassfunktionen?
Ja, und ohne Zusatzaufwand: Die Tickets werden im A4-Format gedruckt und ergeben gefaltet automatisch ein Namensschild in A6. Sie brauchen dazu nichts weiter als vertikale A6-Lanyards. Kein getrennter Druck, keine zweite Liste, keine Namensschilder, die am Morgen der Veranstaltung von Hand geschrieben werden.
Können wir Veranstaltungen anbieten, die nicht jeder finden soll?
Ja, in zwei Stufen. Entweder ist die Veranstaltung gar nicht auffindbar und nur über einen Link erreichbar, den Sie gezielt an eine Firma, eine Gruppe oder einzelne Personen weitergeben. Oder sie ist öffentlich sichtbar, aber nur mit Zugangsdaten buchbar, für Fälle, in denen das Angebot bekannt sein darf, die Teilnahme aber beschränkt ist.
Betreuen Sie die Veranstaltung auch selbst?
Ja, auf Wunsch. Ich übernehme die Arbeit rund um das Portal: Einlass, Teilnehmerlisten, Nachweise und Ansprechbarkeit während der Veranstaltung, vor Ort oder als remote Unterstützung aus der Ferne. Was davon sinnvoll ist, hängt von der Größe und vom Ablauf ab, das klären wir vorher zusammen. Den Preis dafür nenne ich Ihnen auf Anfrage, sobald ich weiß, um welche Veranstaltung es geht.
Passt das zu Ihrer Veranstaltung?
Schreiben Sie mir kurz, was Sie organisieren und wie viele Teilnehmende Sie erwarten. Ich melde mich innerhalb eines Werktags persönlich.